Có bao giờ chúng ta cảm thấy mệt mỏi với một đống giấy tờ trên bàn làm việc, hoặc chúng ta bị rơi vào tình trạng nhớ trước quên sau vì sắp xếp công việc không hợp lý? Đó là lúc chúng ta cần một phương pháp để sắp xếp lại công việc, sắp xếp lại giấy tờ, công văn trên bàn làm việc.
Với luật Eisenhover, bạn không cần phải 3 đầu 6 tay như thế này
Luật Eisenhover là một ma trận quản lý thời gian được Eisenhower, một vị tướng 5-sao trong Lục quân Hoa Kỳ và là Tổng thống Hoa Kỳ thứ 34 từ năm 1953 đến 1961 sáng lập. Ma trận này cũng được duy trì và đào tạo không chỉ cho các tổng thống mà còn cho các chuyên gia, nhà quản lý với mục tiêu đơn giản hóa giấy tờ trên bàn làm việc.
Theo quy luật này, người ta chia mặt bàn trống thành 4 khu vực, lý thuyết là mặt bàn, nhưng bạn có thể xem đó là một mặt phẳng, dưới đất, bàn bên cạnh hay bất kỳ nơi nào là tùy bạn. 4 khu vực của mặt phẳng ấy bao gồm:
1. Khu vực “Bỏ”
Tại đây bạn sẽ chuyển những tài liệu, hồ sơ hoặc bất cứ thứ gì đang ám ảnh bạn mà bạn không dùng đến nữa. Những thức theo kinh nghiệm của tôi có thể vứt bỏ bao gồm: giấy nháp, các mẫu quảng cáo, các tạp chí và báo chí quá hạn, những hồ sơ đã xử lý (để đưa lại vào kho chứa)…
2. Khu vực “Chuyển”
Nếu bạn là nhà quản lý, bạn sẽ thấy có rất nhiều giấy tờ đáng ra ở trên bàn của nhân viên, lại ở trên bàn của mình. Hãy đưa những thứ sẽ chuyển cho người khác xử lý vào khu vực “chuyển”, bạn sẽ phát hiện ra rằng hình như mình đang quá ôm đồm công việc.
3. Khu vực “Giữ”
Đây là khu vực để những giấy tờ mà đích thân bạn phải xử lý, hoặc những giấy tờ ở khu vực chuyển nhưng vì một lý do nào đó không thể chuyển.
4. Khu vực “Làm ngay”
Khu vực này để dành những loại giấy tờ gồm có 2 tính chất: tính chất thứ nhất là bạn phải là người xử lý (không thể chuyển) và tính chất thứ 2 là phải chuyển ngay. Những thứ làm ngay có thể rất vặt vãnh như gọi điện cho khách hàng, gửi fax.
Đối với khu vực làm ngay này, theo luật Eisenhover, còn áp dụng 1 nguyên tắc “không cầm 1 văn bản lên 2 lần” (hiện nay có thể được hiểu là “làm ngay khi nhìn thấy việc ở khu vực làm ngay”). Nguyên tắc này có nghĩa là những giấy tờ hoặc công việc trong khu vực làm ngay bạn không được chần chừ mà làm ngay tức khắc để nó biết mất ngay khi bạn nhìn thấy nó.
Trước đây, khi công nghệ thông tin chưa phát triển, thì luật Eisenhover dùng để dọn dẹp giấy tờ trên bàn hoặc trên kệ làm việc. Nhưng cùng với sự phát triển của Công nghệ thông tin, bạn có thể ứng dụng luật này với:
1. Ứng dụng luật Eisenhover với Email:
Tạo 4 hộp thư với các tên tương ứng: “Thùng rác”, “Chuyển”, “Chờ xử lý” và “Xử lý ngay”. Khi nhận được email, việc đầu tiên là phân loại email theo 4 hộp thư trên. Sau đó quay lại với hộp “xử lý ngay” để xử lý, tiếp theo là hộp “chờ xử lý” và cuối cùng là kiểm soát tiến độ của các email khu vực chuyển.
2. Ứng dụng luật Eisenhover với hệ thống quản lý công việc (Informant)
Có rất nhiều hệ thống quản lý công việc. Như những bài viết trước, hệ thống quản lý công việc mà tôi cho là hiệu quả nhất (đối với tôi) hiện nay là Informant. Với hệ thống này, tôi phân loại:
2.1 Phân loại các dự án đang quản lý: Ví dụ tôi đang quản lý dự án UBIS, dự án www.QuanTri.vn, hỗ trợ học viên và những công việc riêng tư cá nhân… thì tôi thành lập các Folder tương ứng với các dự án đang quản lý: Folder tên UBIS, Folder tên QuanTri.vn, Folder tên Hỗ trợ và Folder tên Riêng tư.
2.2 Mỗi Folder gồm có nhiều “Context”, các Context được ứng dụng luật Hover bao gồm” Hoàn tất, Chuyển, Chờ xử lý, Thực hiện ngay.
2.3 Phần “tag”, tôi đặt tên của những nhân viên của mình, trong đó có 1 nhân viên đặc biệt là “tôi”.
2.4 Ghi chú các công việc, chuyển vào dự án, context (bối cảnh) và tag tương ứng.
2.5 Xử lý những công việc thuộc Context “Thực hiện ngay”
2.6 Xử lý những công việc thuộc Context “Chờ xử lý”
2.7 Theo dõi những công việc thuộc Context “Chuyển”
Và cứ như thế, tôi có cảm giác luôn chủ động với công việc, hoàn toàn không bị “bất ngờ” bởi các thời hạn, và công việc được thực thi rất hiệu quả.
Với bài viết này, mong rằng luật Eisenhover sẽ được các bạn áp dụng triệt để vào công tác quản lý của mình. Nếu ứng dụng tốt, bạn sẽ có 1 mặt bàn luôn sạch sẽ, một danh sách công việc được quản lý chặt chẽ và khoa học, một hộp thư (email) luôn trong tầm kiểm soát và dĩ nhiên, bạn luôn chủ động với công việc và thời gian của mình.
Chúc các bạn thành công.
Theo Dung Nguyen